5 recursos escondidos do Gmail para organizar a sua rotina

A caixa de entrada do Gmail pode virar uma bagunça quando chegam dezenas de mensagens por dia. Entre e-mails de trabalho, confirmações de compras e avisos automáticos, é fácil perder tempo procurando uma informação ou esquecer algo importante.

O que muita gente não sabe é que o serviço tem funções que vão além do básico e podem facilitar a rotina. Além de ler, responder e pesquisar mensagens, é possível criar filtros para separar e-mails automaticamente, transformar mensagens em tarefas e programar o envio de respostas.

O serviço também conta com modelos de e-mail para evitar que seja necessário digitar os mesmos textos várias vezes. Já o Gemini ajuda a encontrar informações em mensagens antigas e conversas longas, em vez de depender de buscas manuais por palavras-chave.

Como usar os recursos do Gmail para organizar a rotina? 5 dicas

Veja 5 recursos do Gmail que facilitam a rotina:

1. Use filtros do Gmail para organizar a caixa de entrada

2. Transforme e-mails em tarefas

3. Agende envios para mais tarde

4. Crie modelos de e-mails

5. Encontre informações escondidas com o Gemini

1. Use filtros do Gmail para organizar a caixa de entrada

Os e-mails importantes podem acabar perdidos em meio a newsletters, notificações de compras e mensagens automáticas. Para facilitar, o Gmail conta com filtros que organizam as mensagens de acordo com os critérios definidos pelo usuário.

É possível, por exemplo, criar uma regra para aplicar o marcador “Newsletters” aos e-mails de publicações favoritas e arquivá-los automaticamente. Assim, as mensagens continuam disponíveis para leitura, mas não ocupam espaço na caixa de entrada principal.

Para criar um filtro, siga os passos abaixo:

1. Abra o Gmail no computador; 

2. Informe critérios, como remetente, assunto ou palavras-chave;

3. Selecione “Criar filtro”. 

4. Depois, escolha o que deve acontecer com as mensagens que correspondem à regra e salve as alterações.

Também dá para abrir um e-mail, acessar o menu “Mais” e selecionar “Filtrar mensagens como estas”.

2. Transforme e-mails em tarefas

Alguns e-mails trazem itens de uma lista de afazeres, como pedidos para revisar documentos, lembretes de compromissos e solicitações de acompanhamento. Com a integração entre Gmail e Google Tasks, é possível transformar essas mensagens em tarefas sem copiar o conteúdo manualmente.

A tarefa fica vinculada ao e-mail original, o que facilita a consulta às informações necessárias para concluir o trabalho. Também é possível definir prazos e organizar as pendências no Google Tasks.

Dá para fazer isso pelo PC ou celular:

1. Acesse o Gmail no celular;

2. Abra a mensagem; 

3. Toque no ícone de três pontos;

4. Escolha “Adicionar às tarefas”.

Se você for acessar pelo computador: 

1. Abra o Gmail no computador;

2. Entre no e-mail que deseja transformar em tarefa;

3. Vá em “Adicionar ao Tarefas” (ícone redondo marcado com concluído);

3. Agende envios para mais tarde

Nem sempre o melhor momento para escrever uma mensagem é o mesmo em que ela deve chegar ao destinatário. Com o agendamento de envio do Gmail, é possível preparar um e-mail com antecedência e escolher a data e o horário da entrega.

O serviço mantém a mensagem na pasta “Agendados” até o momento definido. Se houver alguma mudança de planos, também é possível cancelar o envio e editar o texto.

Também dá para agendar pelo celular ou PC:

1. Abra o Gmail no celular;

2. Clique no menu de três pontos;

3. Toque em “Programar envio”.

Já no PC, os passos são os seguintes:

1. Acesse o Gmail no computador;

2. Clique na seta ao lado de “Enviar”;

3. Selecione “Programar envio”.

4. Crie modelos de e-mails

Se você costuma enviar mensagens parecidas, como confirmações de compromissos ou atualizações de trabalho, os modelos do Gmail ajudam a evitar a repetição de tarefas. Basta salvar um texto e reutilizá-lo em novas mensagens, alterando apenas informações como nomes, datas e outros detalhes específicos.

Para ativar o recurso:

1. Acesse as configurações do Gmail no computador;

2. Clique em “Configurações” (ícone de engrenagem);

3. Toque em “Ver todas as configurações”;

4. Vá na aba “Avançado”;

5. Ative a opção “Modelos” e salve as alterações.

6. Em seguida, escreva o texto que deseja reutilizar;

7. Abra o menu de três pontos na janela de composição;

8. Em “Modelo”, selecione a opção para salvar o conteúdo como modelo;

9. Quando precisar usá-lo novamente, abra uma nova mensagem e escolha o texto salvo no mesmo menu.

5. Encontre informações escondidas com o Gemini

Encontrar um e-mail antigo pode ser difícil quando você se lembra do conteúdo, mas não sabe quem enviou a mensagem ou qual era o assunto. A integração com o Gemini ajuda a localizar informações na caixa de entrada, como detalhes de uma viagem, horários de voos e atualizações sobre encomendas.

Em vez de pesquisar por diferentes palavras-chave e abrir várias mensagens, você pode fazer perguntas em comandos de texto. O Gemini também pode resumir informações de conversas longas e reunir detalhes de diferentes e-mails.

Para usar, vá no aplicativo do Gmail e toque no ícone do Gemini. Depois, digite sua pergunta. Você pode, por exemplo, perguntar “Quando é meu próximo voo?” ou pedir um resumo dos e-mails sobre uma viagem.

Se você gostou do conteúdo, talvez também se interesse por conferir “Além da caixa de entrada: 6 funções de IA do Gmail que você precisa conhecer”. 

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